Ile trwa wdrożenie automatyzacji obiegu zamówień?

Typowy zakres zamykamy w 4–8 tygodni, licząc od mapowania obecnego procesu do uruchomienia na produkcji. Termin zależy głównie od tego, ile systemów trzeba spiąć i jak uporządkowane są dane w ERP. Pierwsze efekty widać zwykle wcześniej, bo wdrażamy etapami, zaczynając od najbardziej czasochłonnego fragmentu.

Co jeśli nasz ERP nie ma gotowego API?

To częsta sytuacja przy starszych instalacjach. Pracujemy wtedy na tym, co system faktycznie udostępnia: na bazie danych, na plikach wymiany albo przez warstwę pośrednią tłumaczącą dane na format zrozumiały dla sklepu. Zawsze ustalamy jeden kierunek prawdy dla każdego pola, żeby systemy nie nadpisywały się nawzajem.

Czy da się objąć automatyzacją zamówienia z maila i telefonu?

Tak, choć w różnym stopniu. Zamówienia mailowe da się parsować i wystawiać jako gotowy szkic do zatwierdzenia przez handlowca. Telefoniczne wprowadza się w panelu, ale ten sam mechanizm cen, dostępności i dokumentów działa wtedy identycznie jak przy zamówieniu złożonym w sklepie.

Automatyzacja zamówień i faktur

koniec ręcznego przeklejania

Zamówienie, faktura, etykieta i status obsługują się same – bez przepisywania danych między systemami.

← Automatyzacja procesów

Co dostajesz

Konkretnie, bez lania wody

Każdy projekt dopasowujemy do Twojego celu i budżetu – poniżej to, co najczęściej wchodzi w zakres.

Faktury i JPK_FA generowane automatycznie.
Etykiety i numery przesyłek z panelu.
Statusy synchronizowane z klientem.
Zero ręcznego przeklejania między narzędziami.

Zamówienie bez przepisywania danych

Większość firm B2B traci najwięcej czasu nie na sprzedaży, tylko na przepisywaniu tych samych danych między systemami. Zamówienie ze sklepu, z maila albo od handlowca ląduje w ERP ręcznie, a każdy taki przepis to szansa na literówkę w indeksie lub w ilości. Budujemy obieg, w którym zamówienie trafia do Subiekta GT czy Comarch Optima w komplecie: z kontrahentem, indeksami, cenami z jego cennika i formą płatności. Handlowiec zatwierdza i przechodzi dalej, zamiast klepać pozycje z PDF-a i pilnować, czy nic nie wypadło po drodze.

Faktury i dokumenty w jednym obiegu

Po zamówieniu zaczyna się druga część pracy: proforma, potwierdzenie, WZ, faktura, korekta. Ustawiamy reguły, które generują dokumenty w ERP w momencie zmiany statusu i odkładają je tam, gdzie klient ich szuka, czyli w jego panelu i w mailu. Przy fakturowaniu bierzemy pod uwagę harmonogram KSeF: obowiązkowe e-fakturowanie wchodzi etapami w 2026 i 2027 roku, w zależności od skali sprzedaży firmy. Projektujemy obieg tak, żeby numeracja, dane kontrahenta i załączniki były gotowe do wysyłki, a nie poprawiane ręcznie po fakcie.

Statusy, których nikt nie musi dopytywać

Pytanie „gdzie jest moje zamówienie” to najczęstszy powód telefonu do biura obsługi. Spinamy statusy z ERP, magazynu i przewoźnika w jedną oś czasu widoczną dla klienta w panelu, z powiadomieniem mailowym przy każdej istotnej zmianie. Po stronie firmy ta sama oś działa jako kolejka pracy: widać, które zamówienia czekają na potwierdzenie płatności, które na kompletację, a które utknęły i wymagają decyzji. Zamiast raportu robionego w piątek w arkuszu masz bieżący obraz, na którym da się reagować tego samego dnia.

Najczęściej zadawane
pytania

Ile trwa wdrożenie automatyzacji obiegu zamówień?

Typowy zakres zamykamy w 4–8 tygodni, licząc od mapowania obecnego procesu do uruchomienia na produkcji. Termin zależy głównie od tego, ile systemów trzeba spiąć i jak uporządkowane są dane w ERP. Pierwsze efekty widać zwykle wcześniej, bo wdrażamy etapami, zaczynając od najbardziej czasochłonnego fragmentu.
Co jeśli nasz ERP nie ma gotowego API?

To częsta sytuacja przy starszych instalacjach. Pracujemy wtedy na tym, co system faktycznie udostępnia: na bazie danych, na plikach wymiany albo przez warstwę pośrednią tłumaczącą dane na format zrozumiały dla sklepu. Zawsze ustalamy jeden kierunek prawdy dla każdego pola, żeby systemy nie nadpisywały się nawzajem.
Czy da się objąć automatyzacją zamówienia z maila i telefonu?

Tak, choć w różnym stopniu. Zamówienia mailowe da się parsować i wystawiać jako gotowy szkic do zatwierdzenia przez handlowca. Telefoniczne wprowadza się w panelu, ale ten sam mechanizm cen, dostępności i dokumentów działa wtedy identycznie jak przy zamówieniu złożonym w sklepie.

Bezpłatne, 15-minutowe spotkanie

Opowiedz nam o swoim projekcie,
resztę dopasujemy pod Ciebie

15 minut rozmowy wystarczy, abyśmy wiedzieli, czy pasujemy do Twojego projektu.
Zaczynamy od Twoich potrzeb, nie od gotowego rozwiązania.

Automatyzacja zamówień i faktur

Konkretnie, bez lania wody

Zamówienie bez przepisywania danych

Faktury i dokumenty w jednym obiegu

Statusy, których nikt nie musi dopytywać

Najczęściej zadawane
pytania

Opowiedz nam o swoim projekcie,
resztę dopasujemy pod Ciebie

Remigiusz Mielcarz

Adrian Mrósk

Automatyzacja zamówień i faktur

Konkretnie, bez lania wody