Platforma B2B dla hurtowni spożywczej

Hurtownia spożywcza sprzedaje towar, który się psuje, jedzie w określonej temperaturze i musi wyjechać konkretnym samochodem o konkretnej godzinie. Standardowy sklep internetowy nie ma pojęcia o żadnej z tych rzeczy, bo zna tylko jedną liczbę: stan magazynowy. Platforma B2B dla hurtowni spożywczej musi znać cztery: ile, z której partii, w jakiej temperaturze i do kiedy można zamówić.

Partie, daty i to, co widzi klient

Jeden indeks to w spożywce zwykle kilka partii o różnych datach przydatności. Dla magazynu to oczywistość, dla typowego e-commerce to sytuacja nieprzewidziana. Jeśli ERP prowadzi partie, przenosimy tę strukturę na sklep: stan produktu rozbijamy na LOT-y z datami, a klientowi pokazujemy gwarantowaną minimalną datę przydatności dla zamawianej ilości.

To nie jest ozdobnik. Odbiorcy sieciowi i gastronomia mają zwykle zapisany w umowie minimalny pozostały okres przydatności przy dostawie. Platforma powinna umieć zablokować sprzedaż partii, która tego progu nie spełnia dla danego kontrahenta, albo przenieść ją do wydzielonej oferty z krótką datą, sprzedawanej świadomie i taniej. Rezerwacja konkretnej partii dzieje się przy zamówieniu, nie przy kompletacji, więc obrót FEFO wynika z systemu, a nie z pamięci magazyniera.

Temperatura, trasy i cut-off

Drugą rzeczą, która różni spożywkę od reszty hurtu, jest logistyka temperaturowa. Towar suchy, chłodzony i mrożony to trzy osobne łańcuchy dostaw. W koszyku muszą być rozdzielone na strefy, bo każda ma inny koszt transportu, inny samochód i często inny termin dostawy. Klient nadal składa jedno zamówienie, ale nie dowiaduje się dopiero po fakcie, że mrożonki przyjadą w czwartek, a reszta jutro.

Do tego dochodzi kalendarz dostaw i cut-off. Hurtownia jeździ trasami, trasa ma godzinę zamknięcia, a po niej zamówienie wchodzi na kolejny kurs. W systemie wygląda to tak:

• każdy region lub trasa ma dni obsługi i godzinę zamknięcia,
• klient przy koszyku widzi najbliższy możliwy termin dostawy i czas, jaki mu został do zamknięcia okna,
• po cut-off platforma sama przesuwa zamówienie na następny kurs zamiast przyjąć je po cichu i zawieść klienta,
• osobno obsługujemy dni wolne i przerwy świąteczne, bo w spożywce to najbardziej kosztowne pomyłki w roku.

Opakowania zbiorcze, warstwy i palety

Sprzedaż odbywa się w wielokrotnościach, a nie w sztukach. Karton zbiorczy, warstwa na palecie i pełna paleta to trzy poziomy, które warto obsłużyć jednocześnie, bo mają różne ceny i różny koszt obsługi. Najbardziej opłaca się podpowiadać: jeśli klient ma w koszyku 21 kartonów, a warstwa to 24, system proponuje dobranie trzech i pokazuje, ile na tym oszczędza transport.

Ten sam mechanizm działa przy progach logistycznych. Darmowa dostawa od określonej wartości albo od pełnej palety to w spożywce realny argument handlowy, a nie promocja marketingowa.

Warto też pilnować spójności danych opakowaniowych. Jeśli w ERP karton ma dwanaście sztuk, a na palecie mieści się dziesięć warstw po osiem kartonów, te liczby muszą być atrybutami kartoteki, a nie wiedzą magazyniera. Dopiero wtedy system potrafi sam policzyć, ile palet zajmie zamówienie i czy zmieści się w zaplanowanym kursie.

Zamówienia cykliczne i szybkie dozamawianie

Klient hurtowni spożywczej nie przegląda katalogu. On zamawia to samo, regularnie, często kilka razy w tygodniu, a każdy jego punkt sprzedaży ma inną listę. Dlatego kluczowe funkcje to stałe listy zakupowe per lokalizacja klienta, szablony zamówień, powtórzenie ostatniego zamówienia z korektą ilości oraz wprowadzanie pozycji z wklejonego arkusza albo skanera kodów EAN. Ta ostatnia ścieżka jest w spożywce najszybsza i opisaliśmy ją dokładniej w tekście o quick order po SKU.

Po stronie handlowej dochodzi weryfikacja kontrahenta przy rejestracji: NIP, sprawdzenie w rejestrach i akceptacja przed nadaniem cennika. Dla kategorii objętych dodatkowymi wymogami, jak alkohol, ten sam mechanizm służy jako bramka dostępu. Jak to poukładać bez ręcznej pracy biura, pokazujemy przy rejestracji firm po NIP i VIES.

Jak to budujemy

Platformę stawiamy na Medusa.js, otwartym silniku headless, i spinamy z waszym ERP w obie strony: stany i partie do sklepu, zamówienia i kontrahenci do systemu. Otwarty kod ma tu praktyczne uzasadnienie, bo logika partii, stref temperaturowych i okien zamówień to rzeczy, które w gotowym SaaS obchodzi się obejściami. Kod jest wasz, wdrożenie zamyka się zwykle w 4–8 tygodniach, a szczegóły procesu opisaliśmy przy okazji budowy hurtowni online. Zakres naszej pracy znajdziecie na stronie hurtownie B2B.